Was Du vor der Einrichtung bereithalten solltest
TAP benötigt keine komplizierte Einführung. Je vollständiger die folgenden Daten
vorbereitet sind, desto schneller können Firma, Mitarbeiter, Planung,
Zeiterfassung und Exporte produktiv genutzt werden.
1. Firmendaten
- Firmenname
- Firmenkürzel für den Login, z. B. musterfirma
- Adresse, PLZ, Ort und Land
- Telefonnummer
- Kontakt-E-Mail
- Rechnungs-E-Mail
- Website, falls vorhanden
- Firmenlogo für Anzeige und PDF-Exporte
2. Admin und Verantwortliche
- Name des Firmenadmins
- Loginname oder E-Mail des Firmenadmins
- Rolle im Unternehmen, z. B. Geschäftsleitung, HR oder Administration
- Wer Mitarbeiter verwalten darf
- Wer Planung bearbeiten darf
- Wer Exporte herunterladen darf
- Wer Absenzen genehmigen darf
3. Mitarbeiterdaten
- Vorname und Nachname
- Interne Personalnummer, falls vorhanden
- E-Mail-Adresse, falls Mitarbeiter einen Login erhalten sollen
- Telefonnummer, optional
- Geburtsdatum, falls intern benötigt
- Einstellungsdatum
- Austrittsdatum, falls bereits bekannt
- Aktiv oder inaktiv
4. Anstellung und Pensum
- Anstellungsart: Festangestellt, Stundenbasis, Praktikant oder Aushilfe
- Pensum in Prozent, z. B. 100 %, 80 %, 60 %
- Wöchentliche Soll-Arbeitszeit
- Ferienguthaben pro Jahr
- Ferienguthaben beim Start in TAP
- Stundenlohn, falls Stundenbasis intern ausgewertet werden soll
- Standard-Pausenregel
5. Struktur im Unternehmen
- Abteilungen, z. B. Administration, Verkauf, Support, Produktion
- Standorte, z. B. Zürich, Winterthur, Remote
- Positionen, z. B. CEO, Teamleiter, Mitarbeiter, Praktikant
- Vorgesetzte oder Teamzuordnung
- Organigramm-Struktur, falls gewünscht
- Welche Mitarbeiter zu welchem Team gehören
6. Projekte und Tätigkeiten
- Projektliste, z. B. Intern, Support, Kunde A, Administration
- Standardprojekt für allgemeine Zeiten
- Projektfarben für bessere Übersicht
- Aktive und inaktive Projekte
- Typische Aufgaben je Projekt
- Welche Projekte in der Planung auswählbar sein sollen
7. Planung und Schichten
- Normale Arbeitszeiten, z. B. 08:00–17:00
- Schichten, z. B. Früh, Normal, Spät
- Wochenend-Arbeit ja oder nein
- Wer normalerweise wann arbeitet
- Geplante Ferien oder bekannte Absenzen
- Planung nach Mitarbeiter, Projekt oder Schicht
8. Absenzen
- Ferienarten, z. B. Ferien, Krankheit, Weiterbildung, Militär
- Wer Absenzen beantragen darf
- Wer Absenzen genehmigt
- Bestehende geplante Ferien
- Regeln für abgelehnte oder offene Anträge
9. Exporte und Weiterverarbeitung
- Welche Exporte benötigt werden: Zeiten, Projekte, Planung oder Gesamtbericht
- Gewünschtes Format: Excel, PDF oder CSV
- Wer Exporte herunterladen darf
- Ob Daten für HR, Verrechnung, Buchhaltung oder interne Kontrolle genutzt werden
- Welche Zeiträume regelmässig exportiert werden sollen
Wichtig zu TAP
TAP ist bewusst auf Zeiterfassung, Planung, Projekte, Absenzen und Exporte
ausgelegt. TAP erstellt keine vollständige Lohnabrechnung und ersetzt kein
spezialisiertes Lohnsystem. Die erfassten Daten helfen Dir aber, Arbeitszeit,
Projektaufwand und Planungsdaten sauber bis zur Verrechnung oder Weiterverarbeitung
vorzubereiten.
Empfohlene Reihenfolge bei der Einrichtung
- Firma und Firmenadmin erstellen
- Mitarbeiter mit Anstellungsdaten erfassen
- Abteilungen, Standorte und Positionen prüfen
- Projekte und Tätigkeiten vorbereiten
- Schichten und Standardplanung erfassen
- Ferienguthaben und bekannte Absenzen eintragen
- Zeiterfassung mit einem ersten Mitarbeiter testen
- Excel-, PDF- und CSV-Export prüfen